Os relatórios que seu contador já manda — e que ninguém abre.

Numa pesquisa do Sebrae de 2016, com 6.054 pequenas empresas entrevistadas por telefone, quase metade — 47% — disse que as informações que já recebia do contador não ajudavam a tomar nenhuma decisão. E a lacuna mais chamativa aparece num outro número da mesma pesquisa: 77% dos donos de negócio queriam receber relatório de desempenho do próprio contador, mas, na pesquisa, apenas 29% recebiam algo parecido. Não faltava relatório chegando. Faltava relatório virando decisão. É um retrato de 2016 e não há levantamento nacional mais novo sobre esse recorte — mas a lacuna que ele descreve é reconhecível em qualquer mesa de pequena empresa hoje.

A cena que se repete

Todo mês, no mesmo dia, chega um e-mail do escritório de contabilidade. Tem PDF anexado — às vezes um, às vezes três. O dono abre no celular, entre uma reunião e outra, olha por cima, não entende metade dos termos, e arquiva. O que sobrou de decisão naquele mês foi “paguei os impostos, paguei a folha, fechou a conta”. Tudo que estava dentro do anexo — informação real, produzida com cuidado — não virou decisão.

Por que isso acontece

Não é falha do contador, não é falha do ERP e não é falha da planilha. O relatório contábil é produzido com uma finalidade clara — registrar o que aconteceu e demonstrar isso dentro das regras do regime tributário — e cumpre essa finalidade. O que quase nunca existe é a etapa seguinte: alguém pegar esses números, juntar com o que está no banco, no cartão e no controle de vendas, classificar por operação e transformar o conjunto em leitura gerencial — o que mudou, por quê, e o que fazer a respeito.

A pequena empresa já produz muita informação financeira e contábil. O gargalo é transformar essa informação em leitura gerencial e em decisão. O que trava não é a origem do dado; é o dado fragmentado em cinco lugares, sem classificação comum, sem interpretação e sem rotina de atualização. A distância que a pesquisa mostrava — 77% querendo relatório de desempenho contra 29% recebendo — é o nome antigo desse mesmo gargalo.

Os cinco relatórios que provavelmente já estão no seu e-mail

Cada um responde uma pergunta específica. Se você não sabe a resposta olhando só para eles, o relatório está chegando, mas não está sendo lido.

Balancete — a relação das contas da contabilidade com seus saldos numa data. Ele não é o Balanço Patrimonial: o balancete é o material bruto, conta por conta, a partir do qual o balanço é montado e organizado em ativo, passivo e patrimônio líquido. A pergunta que ele responde: onde está registrado o dinheiro da empresa — o que há em caixa e banco, o que está a receber e o que está em aberto para pagar?

DRE, sigla para Demonstração do Resultado do Exercício — mostra o resultado do período por competência: as receitas reconhecidas naquele período e os custos e despesas que pertencem a ele, independentemente de o dinheiro ter entrado ou saído. Não é o extrato do caixa. Uma venda parcelada aparece inteira na DRE do mês em que foi feita, e no caixa só quando cada parcela cai. É exatamente por isso que dá para fechar o mês no lucro e mesmo assim faltar dinheiro para pagar uma conta: a DRE responde se a operação deu resultado, e o caixa responde se tem dinheiro na conta. A pergunta: a operação deu lucro nesse período?

Simples Nacional — apuração e guia são duas coisas diferentes. A apuração é feita no PGDAS-D, a declaração mensal em que o imposto é calculado sobre a receita do mês. O DAS é o documento de arrecadação gerado a partir dessa apuração — a guia que se paga. A pergunta: quanto do que entrou já tem dono, que é o Fisco, antes de você decidir o que fazer com o resto?

Relatório de folha e encargos — o que cada funcionário custa além do salário: INSS, FGTS, férias e décimo terceiro proporcionais. O custo real de uma contratação é sempre maior do que o valor do contracheque, e quanto maior depende do regime tributário da empresa, do enquadramento e do acordo da categoria — por isso não existe número único que sirva para todo mundo. A pergunta: quanto custa manter a equipe, não só o que aparece no contracheque?

Relatório de contas a pagar e a receber — a lista do que ainda vai entrar e do que ainda vai sair, com as datas. A pergunta: o que está pendente, que ninguém está olhando até vencer?

Como saber se isso é você

Abra o último e-mail do seu contador. Separe os anexos pelos cinco tipos acima — nem todo escritório manda os cinco, alguns só uns três. Para cada um que você tiver, escreva ao lado a resposta da pergunta correspondente, com o número que está no documento. Um dono que fatura R$ 15 mil por mês, por exemplo, consegue olhar a DRE e dizer se sobrou R$ 2 mil ou R$ 500 depois de tudo — e se não consegue, não é o documento que está errado: é que ninguém traduziu aquele número em leitura da operação.

Se travar em algum, o passo não é trocar de contador. É pedir quinze minutos de reunião para ele explicar aquele relatório específico, em português, uma vez. A maioria dos contadores explica de bom grado quando alguém pergunta — o problema raramente é falta de vontade; é que ninguém nunca perguntou.

O que fazer com o que aparecer

Se os cinco relatórios chegam mas nenhum vira decisão, o primeiro movimento é simples: escolher um — a DRE costuma ser a mais direta — e passar a olhar todo mês, sempre pela mesma pergunta. Não é sobre virar especialista em contabilidade. É sobre transformar um anexo de e-mail em um número que você sabe de cor, do jeito que sabe o valor do aluguel.

O movimento completo é o mesmo, só que feito uma vez e para tudo: mapear o que entra e o que sai, classificar cada lançamento por operação, montar as análises que respondem às perguntas do negócio e automatizar a atualização, para que ela não dependa de alguém lembrar de refazer a planilha todo mês. É trabalho de organização, não de gerar mais um relatório.

Se nenhum dos cinco chega hoje, essa é outra informação: vale perguntar ao contador por que não. A distância entre os 77% que queriam relatório de desempenho e os 29% que recebiam sugere que, muitas vezes, ninguém pediu.

O fechamento

A informação já existe. Ela chega todo mês — do contador, do banco, da maquininha, do sistema de vendas, da planilha que você mesmo mantém. O que falta não é gerar mais um relatório: é juntar o que já chega, classificar, interpretar e transformar em duas ou três perguntas que você sabe responder de cabeça. Enquanto essa etapa não existe, a decisão continua sendo tomada no escuro, ao lado de informação que já estava pronta.

Se quiser ver isso na sua operação, o diagnóstico leva menos de três minutos.

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Fontes: Sebrae/NA, pesquisa Relação das MPE com os contadores, 6.054 pequenas empresas entrevistadas por telefone entre 18/12/2015 e 03/02/2016, margem de erro de 1,3% — 47% diziam que as informações do contador não ajudavam a decidir; 77% desejavam relatório de desempenho contra 29% que recebiam algo parecido. É a pesquisa nacional mais recente encontrada sobre esse recorte.